МИНИСТЕРСТВО ТОПЛИВА И ЭНЕРГЕТИКИ УКРАИНЫ

ПРИКАЗ

#457 от 3.09.2003г.

Об организации Тендерного комитета

Во исполнение решения Межведомственной рабочей группы по вопросам использования нефтепровода "Одесса - Броды" (протокол от 24.07.03 #5) о привлечении независимого эксперта для проведения технико-экономического обоснования работы нефтепровода "Одесса - Броды" в направлении Броды - морской нефтяной терминал "Южный"

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать Тендерный комитет по выбору независимого эксперта для проведения технико-экономического обоснования работы нефтепровода "Одесса - Броды" в направлении морской нефтяной терминал "Южный" (далее - Тендерный комитет) в следующем составе:

КЛЮК Богдан Алексеевич - заместитель Министра топлива и энергетики Украины - председатель Тендерного комитета

Члены Тендерного комитета:

БОЙКО Юрий Анатольевич - первый заместитель Министра топлива и энергетики Украины - председатель правления НАК "Нефтегаз Украины"

МОЦИК Александр Федорович - заместитель Министра иностранных дел Украины (по соглашению)

ГОРОДЕЦКИЙ Александр Рафаилович - президент ООО "Торговый Дом "ТНК-Украина"(по соглашению)

МИХЕЕВА Людмила Николаевна - заместитель директора Департамента развития рынков Министерства экономики и по вопросам европейской интеграции Украины (по соглашению)

ВАСИЛЮК Владимир Михайлович - заместитель председателя правления - главный инженер ОАО "Укртранснефть" (по соглашению)

ВАСИЛЬЕВ Вадим Валериевич - заместитель председателя Фонда государственного имущества Украины (по соглашению)

ГУЦУЛЯК Олег Ярославович - заместитель начальника Управления магистральных трубопроводных систем Департамента нефтегазовой и нефтеперерабатывающей промышленности Министерства топлива и энергетики Украины, секретарь Тендерного комитета, представитель Министерства юстиции Украины по соглашению.

2. Утвердить Положение о Тендерном комитете (прилагается).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр С. Ермилов

Утверждено приказом Министра топлива и энергетики Украины от 3 сентября 2003 г. #457

ПОЛОЖЕНИЕ

о Тендерном комитете по выбору независимого эксперта для проведения "Технико-экономического обоснования работы нефтепровода "Одесса - Броды" в направлении МНТ "Южный" и порядке проведения конкурсного отбора эксперта

Целью этого документа является регламентация работы Тендерного комитета по выбору независимого эксперта для проведения "Технико-экономического обоснования работы нефтепровода "Одесса - Броды" в направлении МНТ "Южный" (далее - Тендерный комитет) и порядок проведения конкурсного отбора эксперта.

Принципы отбора эксперта

Непосредственные процедуры конкурсного отбора должны быть подготовлены на основе принципов, применяемых в этом Положении и приведенных ниже, и соответствовать действующему законодательству Украины. Внесение каких-либо изменений и дополнений в утвержденную процедуру конкурсного отбора во время проведения конкурса не допускается. Документы по проведению конкурсного отбора не должны содержать положений, которые могут иметь двойное (двусмысленное) толкование.

Конкурентность отбора. Этот принцип направлен на обеспечение повышения качества предложенных услуг, снижение их стоимости.

Равноправие. Все лица, желающие принять или принимающие участие в конкурсном отборе, пользуются равными правами, имеют равные обязанности и несут равную ответственность.

Общедоступность. Не может быть ограничением участия в конкурсном отборе принадлежность лица к той или иной стране.

Гласность и прозрачность. Не может быть общедоступной лишь информация, использование которой может повлиять на проведение конкурсного отбора.

Законность. Недопустимость намеренных нарушений законодательства во время проведения конкурсного отбора. Все лица, имеющие отношение к конкурсному отбору, должны отвечать высшим этическим нормам.

Независимость членов тендерного комитета. Должна быть обеспечена минимизация влияния каких-либо лиц на принятие решений членами Тендерного комитета. Кроме того, во время оценки и принятия решений Тендерным комитетом по составлению короткого списка и определения победителя члены Тендерного комитета проводят независимо друг от друга анализ писем о проявлении интереса и тендерных предложений.

Гибкость. Необходимым является избежание чрезмерной бюрократизации во время проведения Тендерным комитетом рассмотрения и оценки писем о проявлении интереса и тендерных предложений.

Общие положения и терминология

1. Этим пунктом определяются основные термины, используемые во время проведения конкурсного отбора, устанавливаются общие правила и требования к подготовке пакета тендерной документации. Во время проведения конкурса по отбору эксперта нижеприведенные термины имеют следующее значение:

Пакет тендерной документации (тендерная документация) - пакет документов, который разрабатывается и содержит исчерпывающую информацию обо всех условиях и правилах конкурсного отбора. Предоставляется участникам конкурсного отбора, которые вошли в короткий список.

Правила конкурсного отбора - инструкция, которая готовится и утверждается Тендерным комитетом по конкурсному отбору и содержит детализацию процедуры, условия и критерии конкурсного отбора. Правила конкурсного отбора являются обязательными для Тендерного комитета, для потенциальных участников и участников конкурсного отбора. 1. Информационное сообщение - официальное сообщение Тендерного комитета, целью которого является приглашение независимых консультантов принять участие в конкурсном отборе эксперта с предшествующим предоставлением Тендерному комитету ответов в форме письма о проявлении интереса.

Письмо о проявлении интереса - официальное обращение потенциальных участников конкурсного отбора - независимых консультантов, которое содержит четко сформулированную заинтересованность в участии в конкурсном отборе и необходимую информацию, используемую для составления короткого списка.

Короткий список - список потенциальных участников, которые отбираются Тендерным комитетом в соответствии с критериями отбора, определенными Правилами конкурсного отбора или в соответствии с критериями отбора, определенными требованиями предварительной квалификации, и допущены к участию в конкурсном отборе.

Предельные сроки - конечные сроки представления потенциальными участниками и участниками конкурсного отбора согласно письмам о проявлениях интереса - на этапе формирования короткого списка и предложений участников конкурсного отбора о проведении технико-экономического обоснования (в дальнейшем - ТЭО) - на этапе окончательного отбора.

Оплата услуг эксперта - состоит из возмещения фактических и документально подтвержденных расходов эксперта и гонорара эксперта за проведение ТЭО.

Методики оценки - методики оценки с обозначенными определенными критериями и правилами их использования, которые применяются при рассмотрении писем о проявлениях интереса (формировании короткого списка) или при проведении предварительной квалификации участников и рассмотрении предложений участников конкурсного отбора о проведении ТЭО (окончательном отборе эксперта).

Конфликт интересов потенциального участника или участника конкурсного отбора и органов, которые представляют члены Тендерного комитета, - не может быть избран победителем участник, если Тендерному комитету или какому-либо его члену станет известно о выполнении во время проведения конкурсного отбора или на протяжении предшествующих трех лет им (или связанной с ним компанией) задания (наличие хозяйственных отношений) в пользу какого-либо из органов (или органов, которым такие подчиняются) или предприятий (и связанных с ними предприятий), которые представляют члены/председатель Тендерного комитета или члены/председатель Межведомственной рабочей группы или каким-либо иным образом связанного с нефтепроводом "Одесса - Броды" и МНТ "Южный".

Заказчик - Министерство топлива и энергетики Украины.

Эксперт - юридическое лицо (группа юридических лиц), которое признается согласно этому Положению победителем конкурсного отбора и на договорной основе предоставляет услуги Заказчику в виде подготовки "Технико-экономического обоснования работы нефтепровода "Одесса - Броды" в направления Броды - МНТ "Южный".

Квалификационные требования к участникам - Заказчик может требовать от участника предоставления информации о его соответствии определенным квалификационным требованиям. Такие квалификационные требования определяются Тендерным комитетом в документации, необходимой для проведения преварительной квалификации участников, тендерной документации или других документах, связанных с подачей тендерных предложений.

Предварительная квалификация участников - Тендерный комитет имеет право осуществить предварительную квалификацию участников. В квалификационных требованиях к участникам, которые утверждаются протоколом Тендерного комитета, обязательно указывается определение требований, каким должен отвечать участник.

Подготовка к конкурсному отбору

2. План конкурсного отбора утверждается протоколом на заседании Тендерного комитета и предназначен для внутреннего пользования.

3. План конкурсного отбора составляется в свободной форме и должен отображать основные, но не ограниченные этим пунктом, элементы порядка отбора, мероприятия, сроки и т.п.:

определение, в соответствии с международной практикой привлечения к аналогичным проектам экспертов и в рамках действующего законодательства, бюджета по привлечению эксперта;

описание (по времени) всех поэтапных мероприятий Заказчика, Тендерного комитета, других органов и предприятий, привлеченных к отбору;

ориентировочное определение основных сроков к моменту подписания договора о предоставлении "Технико-экономического обоснования работы нефтепровода "Одесса -Броды" в направления Броды - МНТ "Южный" (далее - ТЭО);

4. Пакет конкурсной документации состоит из следующих, но не ограничивается перечисленными в этом пункте, документов:

технического задания, в котором изложены ожидаемые основные разделы и положения ТЭО, основные этапы и сроки выполнения ТЭО, отчетность перед Заказчиком и т.п.;

правил конкурсного отбора - основного инструктивного и информационного документа, который регламентирует конкурсный отбор и детально определяет процедуру конкурсного отбора, требования по содержанию и оформлению конкурсных предложений, порядок их рассмотрения Тендерным комитетом, методику и критерии оценки конкурсных предложений, порядок подписания договора о предоставлении ТЭО, а также другие процедурные вопросы, связанные с конкурсным отбором;

проекта договора о предоставлении услуг.

Пакет конкурсной документации может включать другие документы.

5. Основными критериями оценки предложений, как правило, могут быть: опытность участника в выполнении аналогичных задач, знание языка и местной ситуации, компетентность (квалификация, опыт, навыки) предложенного персонала, предложенные участником сроки подготовки ТЭО и т.д.

Оценка предложений осуществляется по балльной методике, которую утверждает Тендерный комитет.

Каждый из основных критериев оценки предложений имеет свое максимальное количество баллов. Основные критерии могут подразделяться на подкритерии, при этом сумма баллов всех подкритериев, которые относятся к своему критерию, равняется максимальному количеству баллов последнего.

Критерии оценки финансовых предложений утверждаются протоколом Тендерного комитета.

Распределение баллов между предложениями относительно предоставления ТЭО и финансовыми предложениями определяется Тендерным комитетом. Общая сумма баллов таких предложений должна равняться 100. При этом количество баллов за ценовое предложение не должно быть больше 30.

6. Методика оценки финансовых предложений утверждается Тендерным комитетом.

7. Подготовка и утверждение Тендерным комитетом текста информационного сообщения осуществляется в отдельности от пакета конкурсной документации. Текст информационного сообщения должен содержать:

основную цель и задачи проекта, общее описание услуг эксперта по предоставлению ТЭО;

предельный срок подачи потенциальными участниками конкурсного отбора писем о проявлении интереса или тендерного предложения (не может быть большим, чем 30 календарных дней от даты официального объявления) и информацию о последствиях для потенциальных участников в случае его несоблюдения; 1. время и место для подачи письма о проявлении интереса или тендерного предложения;

контактные телефоны и фамилию контактного лица, факс и адрес электронной почты.

8. Официальной публикацией информационного сообщения считается сообщение, напечатанное на украинском и/или английском языках в _________________. С целью расширенного информирования потенциальных участников конкурсного отбора Тендерный комитет может осуществлять публикацию с помощью электронной сети "_пtегпеt" и в других средствах массовой информации на украинском и/или английском языках.

9. Для обработки писем о проявлении интереса потенциальных участников, тендерных предложений участников конкурсного отбора и определения победителя Тендерным комитетом выделяется семь дней.

10. К работе Тендерной комиссии могут привлекаться независимые эксперты и консультанты.

11. Независимость и беспристрастность членов Тендерного комитета, независимых экспертов и консультантов, привлеченных к работе Тендерного комитета, подтверждается подписанием ими заявлений об отсутствии конфликта интересов на заседании по рассмотрению писем о проявлении интереса. Не может быть членом Тендерного комитета, независимым экспертом или консультантом лицо, которое не подписало заявления об отсутствии конфликта интересов относительно результатов конкурсного отбора, в котором оно подтверждает отсутствие заинтересованности, родственных или коммерческих связей, которые в случае их обнародования могут вызвать сомнения относительно беспристрастности такого члена Тендерного комитета в принятии решений об отборе эксперта.

12. Заседания Тендерного комитета считаются правомочными, если на них присутствуют не меньше 2/3 членов. Решения Тендерного комитета принимаются простым большинством от присутствующих на заседании, при этом члены комитета могут голосовать только "за" или "против".

13. Кроме общих полномочий члена Тендерного комитета, секретарь отвечает за надлежащее оформление всех решений, принятых на заседании Тендерного комитета, в протоколе заседания.

14. Работа Тендерного комитета состоит из трех основных частей:

1) участие в подготовке к конкурсному отбору путем одобрения определенных конкурсных документов,

2) составление короткого списка и

3) определение победителя конкурсного отбора.

К основным функциям Тендерного комитета относятся:

утверждение текста информационного сообщения, правил конкурсного отбора и технического задания;

утверждение пакета конкурсной документации на предмет наличия в нем документов, необходимых для успешного проведения конкурсного отбора;

рассмотрение и оценка писем о проявлении интересов потенциальных участников конкурсного отбора;

составление короткого списка;

рассмотрение и оценка конкурсных предложений участников конкурсного отбора;

определение победителя конкурсного отбора.

С целью уточнения определенной информации во время рассмотрения и оценки писем о проявлении интереса потенциальных участников и конкурсных предложений участников Тендерный комитет имеет право обращаться к лицам, которые подали вышеупомянутые документы, с соответствующими запросами.

Все решения Тендерного комитета, оформленные соответствующими протоколами, подлежат утверждению его председателем.

Определение короткого списка. Приглашение к

участию в конкурсном отборе

15. Тендерный комитет обеспечивает надлежащую регистрацию и хранение конвертов с письмами о проявлении интереса. Осуществление этих мероприятий проводится с применением режима конфиденциальности.

16. Открытие конвертов с письмами о проявлении интереса осуществляется на заседании Тендерного комитета.

17. Рассмотрение и оценка писем о проявлении интереса потенциальных участников осуществляются исключительно на основании тех критериев, которые были указаны в информационном сообщении.

Рассмотрение и оценка писем о проявлении интереса потенциальных участников осуществляется членами Тендерного комитета индивидуально. Обсуждению, в случае необходимости, подлежат лишь выводы (баллы) членов комитета, которые значительно отличаются друг от друга.

18. Потенциальные участники, которые вошли в короткий список на основании предварительной квалификации, признаются участниками конкурсного отбора. Участникам конкурсного отбора, в случае необходимости, посылается пакет конкурсной документации с сопроводительным письмом-приглашением по предоставлению конкурсных предложений.

Письмо-приглашение должно содержать информацию о:

других участниках, которые вошли в короткий список, предельный срок принятия конкурсных предложений, перечень приложений к письму (пакет конкурсной документации).

19. Предельный срок для подачи конкурсных предложений не может быть меньше 10 календарных дней от даты опубликования информационного сообщения. 1. Если все или большинство участников конкурсного отбора предлагают продление предельного срока, утверждая, что выделенного времени было недостаточно, то Тендерный комитет может продлить предельный срок представления конкурсных предложений.

20. В течение всего времени до предельного срока представления конкурсных предложений участники могут обращаться в Тендерный комитет за разъяснениями и дополнительной информацией. Тендерный комитет рассматривает и отвечает лишь на письменные запросы.

Оценка и отбор

21. Тендерный комитет обеспечивает надлежащую регистрацию и хранение конвертов с конкурсными предложениями. Осуществление этих мероприятий проводится с применением режима конфиденциальности.

Детализация процедуры регистрации конвертов с конкурсными предложениями определяется Тендерным комитетом. При регистрации конкурсных предложений подлежат обязательному фиксированию:

дата и время поступления, название участника, регистрационный номер каждого предложения, какие-либо примечания (например, поступление после предельного срока или плохо заклеенные пакеты с документами и т.д.).

После регистрации конвертов с конкурсными предложениями Тендерный комитет информирует участников о времени и месте раскрытия конвертов с тендерными предложениями.

22. Процедура раскрытия, рассмотрения и оценки конкурсных предложений состоит из двух этапов.

23. На первом этапе сначала проводится короткая "закрытая часть", на которой рассматриваются и решаются организационные вопросы, в частности:

решение вопроса наличия конфликта интересов у членов Тендерного комитета и экспертов, которые были привлечены к конкурсному отбору и присутствуют на заседании; подписание заявлений об отсутствии конфликта интересов.

После решения всех организационных вопросов на заседание приглашаются уполномоченные представители участников. В присутствия уполномоченных представителей участников распечатываются конверты с тендерными предложениями. Пакет документов с предложением проверяется на предмет: наличия всех документов, которые требовались в правилах конкурсного отбора, надлежащего оформления документов - на соответствующем языке, надлежащим образом подписанных уполномоченными представителями участника документов, соответствия правилам конкурсного отбора.

Предложения, которые в значительной мере не удовлетворяют вышеупомянутых требований, отклоняются, если только конкурсная комиссия не запросила у уполномоченных лиц надлежащих разъяснений и не получила их.

Содержимое и состояние каждого конверта, какие-либо заявления или объяснения уполномоченных лиц участников конкурсного отбора подлежат обязательной записи в протоколе заседания по открытию тендерных предложений.

После завершения распечатывания конвертов с тендерными предложениями, приемлемыми для анализа, члены конкурсной комиссии получают копии технических предложений для обработки их в индивидуальном порядке.

Все работы на этом и последующих этапах ведутся в условиях срогого режима конфиденциальности относительно тендерных предложений и других документов, в которых помещается информация о тендерных предложениях.

24. Во второй части заседания Тендерного комитета тендерные предложения участников оцениваются. Оценка осуществляется с соблюдением методики и критериев, определенных правилами конкурсного отбора. Для удобства обработки тендерных предложений предусматривается применение членами Тендерного комитета оценочных листков, которые являются основой оценочной таблицы. Если члены Тендерного комитета уверены, что их технические оценки являются обоснованными и полными, они заполняют и подписывают свои оценочные листки и передают их секретарю. После этого секретарь составляет итоговую оценочную таблицу тендерных предложений, в которой определяется место каждого из участников в порядке их оценок.

Если ни одно из тендерных предложений не превышает определенной границы приемлемости, то члены Тендерного комитета должны обсудить, считают ли они на самом деле, что ни один участник не способен реализовать задание, или выставленные баллы были слишком требовательными и нуждаются в пересмотре. Если Тендерный комитет решает пересмотреть баллы, и в результате этого одно или более предложений набирают определенный минимум, то оценка может продолжаться. Если наоборот, Тендерный комитет подтверждает, что ни одно из предложений не является приемлемым, то заседание объявляется закрытым, а в протоколе детально описываются основания и мотивы принятия такого решения. В таком случае конкурсный отбор считается несостоявшимся.

Если выводы оценки некоторых членов Тендерного комитета отличаются от большинства членов, особенно в случае значительного расхождения, то председатель Тендерного комитета, прежде чем составить итоговую оценочную таблицу, спрашивает таких членов комиссии о причинах их несогласия с другими членами конкурсной комиссии, и действительно ли они желают подтвердить свои оценки. Если такие члены комиссии уверены в своих выводах, то председатель комиссии составляет оценочную таблицу. Если такой член комиссии желает пересмотреть свои выводы, то он имеет возможность изменить свои оценки, после чего Тендерный комитет продолжает работу.

Правилами конкурсного отбора может быть предусмотрено проведение презентаций участниками своих тендерных предложений.

25. На втором этапе рассмотрения и оценки конкурсных предложений Тендерный комитет рассматривает и оценивает финансовые предложения тех участников конкурсного отбора, которые достигли предела приемлемости.

Сначала содержание финансовых предложений рассматривается на предмет их соответствия требованиям правил конкурсного отбора.

Оценка осуществляется согласно методике и критериям, определенным в правилах конкурсного отбора.

26. После процедуры оценки финансовых предложений конкурсная комиссия, на основании составления средней величины суммы баллов за тендерные и финансовые предложения, определяет и окончательно расставляет по ранжиру всех участников. В правилах конкурсного отбора вышеприведенные операции детально описываются в виде соответствующих формул:

1) для расчета среднего балла за тендерное предложение,

2) для расчета баллов за финансовое предложение,

3) для расчета общего количества полученных баллов. Участник, который занял первое место, считается победителем и рекомендуется Заказчику для заключения договора о предоставлении услуг по представлению ТЭО.

27. Должным образом оформленные протоколы в течение трех рабочих дней с даты определения победителя отсылаются Заказчику на утверждение. С момента утверждения протокола о результатах оценки конкурсных предложений Тендерный комитет прекращает свои полномочия.

Заключение договора

28. Утвержденный Заказчиком протокол Тендерного комитета о результатах оценки конкурсных предложений (если результатом является определение победителя) является основанием для начала проведения процедуры заключения договора.

В кратчайший срок Заказчик присылает участнику-победителю уведомление о победе. Другие участники конкурсного отбора также уведомляются письменно.